Dematerializzazione pratiche edilizie e archivi comunali

Cerchi un servizio di dematerializzazione delle pratiche edilizie?

PROST srl è un’azienda che ormai da tempo si occupa di modernizzare i sistemi informatici della Pubblica Amministrazione, realizzando dei programmi appositi per permettere le nuove forme di lavoro agile che hanno preso sempre più piede nell’ultimo periodo.

Pertanto, se hai bisogno di eseguire la dematerializzazione delle pratiche edilizie trasformandole in formato digitale per poterle consultare all’interno di un cloud comune, potrai richiedere la nostra consulenza e godrai di un ottimo rapporto qualità-prezzo sul servizio.

Perché eseguire la dematerializzazione degli archivi comunali

Il processo di trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione è una priorità a livello nazionale, e il Piano Triennale per l’Informatica nella PA promuove, con un calendario sempre più serrato, la transizione al digitale delle Pubbliche Amministrazioni.

In questo contesto, nell’Area Tecnica in generale, e nel Settore Edilizia Privata in particolare, sono sempre più numerosi gli Enti che hanno attivato soluzioni sia di digitalizzazione della fase di presentazione delle nuove istanze, che della gestione interamente digitale del loro iter istruttorio.

Gli archivi delle pratiche edilizie storiche, però, ancora in forma esclusivamente cartacea poiché presentate antecedentemente alla rivoluzione digitale attualmente in corso, costituiscono allo stesso tempo sia un patrimonio fondamentale che un enorme ostacolo nella gestione quotidiana dell’ufficio.

I faldoni ed i fascicoli delle pratiche edilizie cartacee non solo sono l’oggetto più movimentato nell’Ente, ma anche il più costoso da movimentare, che ogni giorno sottrae tempo prezioso al personale comunale, anche perché le richieste di accesso agli atti sono statisticamente in costante e vertiginoso aumento.

Nel corso degli anni l’archivio cartaceo è stato collocato in svariati armadi di altrettanti locali, spesso e volentieri ubicati in edifici diversi rispetto a quelli in cui si trovano gli Uffici Tecnici, ed il reperimento e la consultazione quotidiana delle pratiche edilizie sono diventati un’operazione sempre più lunga e dispendiosa.

A volte i faldoni ingombrano addirittura lo spazio negli uffici che potrebbe essere destinato ad una migliore collocazione del personale dipendente, per non parlare ovviamente dei numerosi rischi provocati da tutto quel materiale cartaceo ammassato senza protezioni di alcun genere: rischio di accesso non autorizzato e sottrazione di documenti (con le annesse implicazioni e conseguenze in materia di violazione della privacy), rischio di infortuni sul lavoro, pericolo di incendio e rischi connessi alla perdita definitiva di informazioni a seguito di calamità naturali (alluvioni, terremoti, ecc.).

La digitalizzazione dell’archivio è quindi un intervento una tantum che l’Ente avrebbe notevole interesse a realizzare, per trasportare tutto il contenuto dei fascicoli cartacei in file digitali formato PDF/A (quindi già idonei per la conservazione a norma) comodamente consultabili in pochi istanti dagli operatori comunali e/o da soggetti terzi (enti o soggetti esterni, autorità sovracomunali, ecc.).

Un intervento che sicuramente all’inizio comporta una spesa, la quale viene però immediatamente ammortizzata con il quotidiano e sensibile risparmio di tempo, nonché miglioramento delle condizioni di lavoro, di tutto il personale comunale.

Da ultimo, ma purtroppo non ultimo in questi tempi di crisi sanitaria, va considerato anche che la necessità di trovarsi sempre e/o recarsi frequentemente e fisicamente in ufficio per la consultazione degli archivi cartacei, è il principale ostacolo alla possibilità di lavorare in smart working per gli operatori dell’Area Tecnica: la completa digitalizzazione è quindi ormai una necessità non più procrastinabile, anche al fine di tutelare la salute del personale comunale e di tutta la cittadinanza.

Vantaggi della digitalizzazione delle pratiche edilizie

La dematerializzazione dell’archivio pratiche edilizie garantisce all’Ente molti vantaggi.

• risparmio di tempo: i file possono essere aperti e consultati in pochi secondi, contro le decine di minuti (quando non diverse ore) necessarie al reperimento del fascicolo cartaceo.
• riordino: durante la digitalizzazione ogni pratica viene esaminata singolarmente ed il suo contenuto riordinato.
• catalogazione: durante la digitalizzazione è possibile creare un elenco informatico completo di tutti i dati necessari ad una corretta catalogazione delle pratiche.
• sicurezza: la copia elettronica è un duplicato utile anche nel caso in cui gli originali cartacei dovessero in futuro essere danneggiati e/o illeggibili (umidità, decolorazione, strappi, ecc.), irreperibili (smarrimento, furto) o irrimediabilmente compromessi (incendio, alluvione, terremoto).
• spazio: al termine della conversione è possibile liberare spazio negli uffici comunali, delocalizzando gli archivi cartacei presso altre sedi (biblioteca, depositi comunali, magazzini esterni, ecc.) o dematerializzando definitivamente la documentazione originale.

Chiama il numero che trovi qui sul sito web e prenota una consulenza in sede, un operatore eseguirà in primo luogo un accurato sopralluogo per rendersi conto della tecnologia attuale della tua azienda ed elaborare una strategia valida ad hoc per il cliente.

Potrai così attuare la dematerializzazione degli archivi comunali, che occupano spazio e sono ormai di difficile consultazione, sostituendoli con la versione computerizzata che velocizza di molto il lavoro e inoltre consente di risparmiare spazio.

La digitalizzazione della pratica edilizia: un lavoro da specialista

La pratica edilizia cartacea è un documento articolato e complesso, composto da un numero estremamente variabile di allegati, ognuno dei quali documenta la storia dell’intervento edilizio.

Ogni pratica si compone di numerosi elaborati progettuali e fogli: dai piccoli formati di ricevute e fotografie alle relazioni rilegate, dai fogli protocollo fino alle tavole A0.

La quantità dei suddetti allegati varia anche in funzione del periodo storico: quelle degli anni sessanta sono costituite da pochi fogli, mentre quelle successive agli anni novanta sono molto corpose.

Il servizio di digitalizzazione delle pratiche edilizie è la sequenza di attività che consentono, a partire dall’originale cartaceo, di ottenere una copia fedele su file informatico di ogni singolo documento in essa contenuto, e di abbinare a ciascuno di questi file le informazioni necessarie al suo immediato reperimento secondo i criteri di ricerca tipici delle modalità di lavoro dell’Ufficio Edilizia Privata.

Proprio a causa della suddetta complessità, possono esserci diversi modi (e conseguentemente diversi costi) nell’affrontare la conversione di questa tipologia di documento.

PROST ha scelto la strada della massima qualità e precisione, in primis perché desidera che ciascun cliente rimanga pienamente soddisfatto del suo lavoro, ma anche perché in un servizio che solitamente non viene svolto in unica soluzione, ma in molteplici lotti frazionati su diverse annualità, in base alle disponibilità economiche che di volta in volta l’Ente può mettere a disposizione, ne ritiene fondamentale l’esecuzione con estrema professionalità proprio al fine di garantire un risultato di eccellenza nel tempo.